一般根據(jù)錄取規(guī)則，錄取開始后，考生的檔案被省教育考試院投檔到某個(gè)學(xué)校，這時(shí)檔案就變成“院校在閱”，就是說學(xué)校正在審閱查看每一位考生的基本情況，這是一個(gè)閱檔的過程。

院校將它的錄取意見或退檔意見在計(jì)算機(jī)里標(biāo)明出來時(shí)，比如錄到哪個(gè)專業(yè)，或是退檔并注明理由，然后再提交到省教育考試院，這時(shí)考生的檔案狀態(tài)就發(fā)生了變化。已經(jīng)預(yù)分專業(yè)的考生叫“預(yù)錄取”，退檔的考生叫“預(yù)退檔”。如果省教育考試院同意這個(gè)意見，那么“預(yù)錄取”的考生就變成“錄取待審”狀態(tài)，“預(yù)退檔”考生的檔案就重新回到數(shù)據(jù)庫里，變成了“自由可投”。

學(xué)校的錄取工作基本完成后，考生在省教育考試院還有一個(gè)紙質(zhì)的錄取表。當(dāng)省教育考試院把這個(gè)錄取表經(jīng)過人工審批，并加蓋“湖南省普通高等學(xué)校招生委員會(huì)錄取專用章”后，這些考生的狀態(tài)就會(huì)變成“錄取”的狀態(tài)，也就是說這些考生被正式錄取了。

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